コラム
近年、気候変動の影響とみられる豪雨や台風などにより、世界規模で大規模災害の被害が拡大している。加えて、日本では地震による甚大な被害も相次いでいる。こうした激甚災害が発生した際、官公庁には迅速な避難情報の発信や被害状況の把握が求められる。さらに、避難所運営、支援物資の配分、罹災証明書の発行、生活再建支援など、対応は多岐にわたる。その際DXは、単なる業務効率化の手段ではなく、住民の命と暮らしを守るための基盤となる。平時からどのような備えを行い、災害時にDXをどう機能させるべきなのか。
災害対応で求められるのは「情報をつなぐ」DX
激甚災害が発生すると、官公庁には短時間で大量の情報が集まる。道路の寸断、河川の氾濫、土砂崩れ、停電、断水、通信障害、避難所の開設状況、けが人や要支援者の安否、住宅被害、支援物資の不足など、現場から寄せられる情報は多岐にわたる。これらを迅速に整理し、意思決定につなげられるかどうかが、初動対応の質を大きく左右する。
従来の災害対応では、電話、FAX、紙の報告書、職員の口頭連絡に依存する場面が多かった。もちろん、通信環境が不安定な災害時にはアナログ手段も重要である。しかし、情報が紙や個別ファイルに分散したままでは、全体像を把握するまでに時間がかかる。ある部署では避難所の混雑を把握していても、それが別の部署の物資配送計画に反映されていないといった状況が起これば、支援の遅れや偏りにつながる。
官公庁DXが災害時に果たすべき役割の1つは、こうした情報を組織横断でつなぐことだ。例えば、地図情報システムを活用して、浸水区域、通行止め、避難所、医療機関、給水拠点、停電地域などを一元的に可視化できれば、職員は状況を共有しながら判断しやすくなるだろう。避難所ごとの収容人数、必要物資、体調不良者の有無をリアルタイムに近い形で把握できれば、限られた人員や物資を優先度に応じて配分できる。
住民への情報発信も重要だ。防災行政無線、自治体ホームページ、SNS、防災アプリ、メール、テレビ、ラジオなど、情報伝達手段は複数存在する。しかし、発信する内容が媒体ごとに異なったり、更新が遅れたりすれば、住民の混乱を招く。こうした混乱を防ぐためにも、避難指示や避難所の開設状況、道路状況、給水場所、支援制度などの正確な情報を、複数の手段で届ける仕組みが求められる。DXは、情報を早く出すためだけではなく、必要な人に必要な情報を確実に届けるために欠かせない。
罹災証明や支援金申請を早める行政サービス継続の仕組み
激甚災害時の官公庁DXは、発災直後の避難支援だけに限られない。被災者の生活再建を支える行政サービスを、いかに早く再開し、必要な支援につなげるかも大きな役割である。特に、罹災証明書の発行、被災者台帳の整備、災害弔慰金や支援金の申請、住宅再建支援、税や保険料の減免、仮設住宅の入居手続きなどは、被災者の生活に直結する。
災害後、自治体窓口には多くの住民が集中する。自宅を失った人、身分証明書を紛失した人、親族の安否確認を急ぐ人、支援制度の内容が分からない人など、被災者が置かれた状況はさまざまだ。このとき、行政内部の情報が分断されていると、住民は何度も同じ説明をし、複数の窓口を回らなければならない。
そこで、DXによって、被災者に関する情報を適切に共有・連携できれば、手続きの負担を軽減できる。例えば、住民基本台帳、避難所名簿、家屋被害調査、罹災証明、支援金申請などの情報が一定のルールの下で連携されれば、行政側は被災者の状況を把握しやすくなる。罹災証明書の申請や発行状況をオンラインで確認できれば、住民は窓口に何度も出向く必要がなくなる。さらに、家屋被害調査にタブレット端末や地図データを活用すれば、調査結果の入力、確認、集計にかかる時間も短縮できる。
ただし、システムを導入すれば自動的に支援が早くなるわけではない。平時から業務手順、データ項目、権限管理、個人情報の取り扱い、他自治体や国との連携方法を整理しておかなければ、非常時にシステムは十分に機能しない。災害対応では、都道府県、市区町村、国の機関、消防、警察、自衛隊、医療機関、社会福祉協議会、民間事業者、NPOなど、多くの主体が関わる。組織ごとに異なる形式で情報を持っていれば、必要な共有に時間がかかる。
官公庁DXに求められるのは、非常時だけの特別な仕組みではなく、平時の行政サービスを災害時にも継続できる設計である。クラウドの活用、バックアップ体制、庁舎が使えない場合の代替拠点、職員が遠隔から業務を行うことができる環境、システム障害時の手順などを整備しておきたい。行政機能そのものが被災することを前提に、止めてはならない業務を明確にし、優先順位をあらかじめ確認しておくべきだ。
災害時こそ問われるデジタル包摂と現場起点の設計
とはいえ、すべての住民がデジタル情報にアクセスできるわけではない。スマートフォンを持っていない高齢者、障害のある人、日本語の理解が難しい外国人、停電や通信障害で情報を受け取れない人、避難生活で端末を充電できない人もいる。災害時には、平時以上に情報格差が命や生活再建の格差につながりやすい。
そのため、災害時の官公庁DXにおいては、デジタルだけで完結する設計は避けるべきだろう。避難所での掲示、広報車、地域の民生委員や自主防災組織との連携、多言語での案内、音声による情報提供、電話相談、窓口支援など、複数の手段を組み合わせる必要がある。
また、災害時に本当に使えるシステムかどうかは、現場で検証しなければ分からない。「避難所で職員が短時間で入力できる画面になっているか」「通信が不安定でも使えるか」「高齢者や障害のある人に関する支援情報を適切に扱えるか」「応援職員が初めて使っても理解できるか」「住民がスマートフォンから支援制度を探す際に、必要な情報へ迷わずたどり着けるか」。こうした視点が欠けると、災害時には「システムはあるが使われない」という事態になりかねない。
だからこそ、平時から防災訓練や避難所開設訓練にデジタルツールを組み込み、職員、地域住民、関係機関が実際に使ってみることが重要と言える。訓練を通じて、入力しにくい項目、分かりにくい画面、共有に時間がかかる情報、現場で不足する機能を洗い出し、改善を重ねる。
激甚災害時に官公庁DXが目指すべきことは明確だ。「住民が早く避難できること」「必要な支援にたどり着けること」「被災後の手続き負担を減らすこと」「職員が限られた時間を本当に必要な対応に使えること」である。情報をつなぎ、行政サービスを止めず、取り残される人を減らす支援を実現する。そのための備えを平時から進められるかどうかが、災害時の官公庁DXの真価を左右するだろう。
